Guide du télétravail pour sauver la planète

15 Mar 2020 — productivité

6h35. Un bruit d’alarme. Tu te réveilles en sursaut. Tu es désorienté(e). Sueurs froides sur le front, seul rappel de ces nuits brûlantes de fin d’été. Ce gout métallique dans la bouche est le seul souvenir de ces 2 Corona englouties avant ton sommeil. Tu poses le pied fébrilement sur le sol glacé. Ou alors le sol n’est pas glacé mais en tout cas, c'est le signal envoyé par ton cerveau. Une nuit trop courte. Tu regrettes déjà. Tu commences à émerger. Tu vas être en retard. C'est à ce moment que les mots Confinement, Quarantaine, catastrophe mondiale résonnent peu à peu dans ta tête. Est-ce le dernier épisode de Tchernobyl regardé hier soir ? Ou alors la dernière partie de Plague inc ?

Non. Aujourd’hui tu fais du télétravail. Aujourd’hui tu travailles d'où tu veux. Ton employeur ne veut pas te voir. Trop risqué pour lui et pour son entreprise de te voir débouler dans ses locaux. Pourtant tu restes là, assis sur ton lit ne sachant quoi faire. Retourner se coucher ? Appeler sa maman ? Choisir entre télé et travail? Tweeter #covid19matuer ?

Respire un grand coup. Le télétravail va être une aventure fantastique pour toi. Mais comme toute aventure, tu as besoin d'un vieux barbu armé d’un bâton pour te guider dans ta quête de parvenir jusqu'au Mordor sans tomber dans les flammes de l’Orodruin.

Les difficultés que tu vas rencontrer

Indépendance. Contrôle de ton planning. La chance de travailler de n'importe où. Terminées les heures de route et de transport. La liste des avantages est encore longue et ce n'est donc pas étonnant que 2/3 des gens sur la planète travaillent à distance au moins une fois par semaine.

Avec tout le buzz autour du télétravail, tu pourrais considérer cette nouvelle norme comme une évidence. En tout cas, c'est ce que j'ai pensé lorsque j'ai commencé le remote work en freelance il y a 2 ans. Mais le télétravail, c’est un combat d’un nouveau genre.

Premièrement, tu vas vite réaliser que tu ES un entrepreneur en fait, c'est à dire non seulement il faudra faire ton boulot (gérer ta discipline), mais aussi de la gestion de projet (gérer ton temps) et du management (te gérer toi).

Enfin il faudra combattre les Nazgûls des temps modernes qui tenteront d'inspirer la peur sur ton chemin vers le Rohan de la productivité : Distraction des réseaux sociaux, les petits qui vont faire des sauts périlleux arrière sur ton clavier, la partie 4 de la casa de Papel, l'ampoule du garage à changer depuis 3 mois...

Pour réussir dans chaque domaine, tu auras besoin de nouvelles méthodes mais pas d'inquiétude, je te donne des conseils plus loin dans cet article.

Travailler en dehors du bureau nécessite de la concentration et de la stratégie - et un peu de jeu

La nécessité d'avoir un bon environnement

Avoir le bon équipement

Sans un bon équipement, et bien, tu ferais mieux de retourner au bureau de ton entreprise maintenant !

Tu vas avoir besoin des choses suivantes pour pouvoir accomplir les tâches les plus basiques de ton emploi en dehors de ton environnement normal :

  • Un laptop ou PC de bureau
  • Une connexion internet rapide et stable
  • Un accès distant et sécurisé au réseau interne de ton entreprise (un VPN)
  • Un accès à tes mails professionnels
  • Un téléphone pro

Aujourd'hui, il existe des solutions et technologies qui facilitent encore plus le télétravail. Si ton statut de télétravailleur risque de perdurer encore un peu, ça vaut peut être le coup de régulièrement regarder sur ma page des ressources ce qui pourrait t'aider.

photo par <a href="https://unsplash.com/@sabrituzcu" target="_blank">Sabri Tuzcu</a> sur <a href="https://unsplash.com" target="_blank">Unsplash</a>

photo par Sabri Tuzcu sur Unsplash

Avoir un espace de travail

J’ai tenté de niaiser là dessus et cela n’a pas marché. Tu pourrais penser qu’utiliser occasionnellement la table et les chaises de cuisine serait une bonne solution. Ou alors travailler sur le canapé et en même temps faire du binge-watching Netflix. Ton dos et tes épaules, largement mis à contribution, ne te le pardonneront jamais. Ce sera une longue descente aux enfers pour eux sans retour possible.

Donc, ne niaise pas là dessus. Ton dos et tes épaules me remercieront (mais pas ton kiné par contre).

Cela ne veut pas dire que tu dois forcément créer un espace à ton domicile avec un bureau, une chaise de bureau, des fournitures de bureau mais juste une zone qui peut être utilisé uniquement à des fins professionnelles et pour que tu réalises (et ton entourage également) que là, tu es dans une zone de travail.

Travaille où tu dois travailler et dors où tu dois dormir

Fais de cet espace une zone confortable et accueillante car tu vas y passer beaucoup de temps mais essaie d'être le plus loin possible de toutes sources de distraction comme la TV ou les Lego de ton enfant.

Les 6 compétences dont tu auras besoin

Gérer le temps comme un elfe

La capacité de gérer notre temps est une compétence que la plupart des collègues freelances et moi souhaitons maîtriser par dessus tout et c'est loin d'être le cas.

La gestion du temps passe en premier par définir des horaires de travail que tu vas effectuer à domicile. Une fois ces horaires définis, concentre toi sur la tâche à accomplir car il est facile de se laisser distraire par la télévision, ton Facebook, les visites surprises ou le tas de linge à mettre dans la machine.

Définis des heures de travail rigides où tu fermes tout. Tu mets la petite lune sur ton phone. Tu le poses loin. Tu utilises une application pour bloquer les distractions des réseaux sociaux sur ton poste (il existe des applications pour ça) et concentre toi sur le travail qui nécessite ton attention.

Et le plus important, n'oublie pas de t'aménager des temps de pause et de te relaxer quand le besoin se fait sentir. On n'est pas là pour souffrir OK !

Ne pas avoir de planning horaire défini signifie que tu vas travailler sporadiquement au fil des journées. Ensuite par culpabilité, tu voudras travailler les soirées et les week-ends pour rattraper le temps, ce qui peut avoir un impact négatif sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Pour gérer mon temps, j'utilise la méthode Podomoro. Cela consiste à utiliser un bête minuteur et à définir des tranches de travail de 25 minutes séparées de pauses de 5 minutes, où tu te concentres uniquement sur la tâche à effectuer.

photo par <a href="https://unsplash.com/@aronvisuals" target="_blank">Aron Visuals</a> sur <a href="https://unsplash.com" target="_blank">Unsplash</a>

photo par Aron Visuals sur Unsplash

Une autodiscipline forgée par Celebrimbor

Lorsque tu travailles à distance, tu es responsable d'une seule et unique personne pour compléter ton planning journalier : toi.

Sans collègue et chefs autour de toi, il est facile d'être tenté par une myriade de distractions partout où tu tourneras la tête. Qui t'empêchera de regarder Netflix ou de scroller ton Instagram ? Toi.

Fais un plan de ta journée. Une fois que tu as un plan, tu t'en tiens au plan.

Demande également à tes amis et à ta famille de ne pas te contacter pendant tes heures de travail programmées, comme si tu étais au bureau. Ils ne comprendront peut être pas les premières fois mais il faut insister sur le fait que tu es censé te concentrer sur un travail.

Une communication exemplaire à la Aragorn

Lorsque tu travailles à distance, tu vas devoir communiquer comme tu n'as jamais communiqué. Tu devras consacrer plus d'efforts à la communication écrite dans les rapports, comptes rendus et les échanges de mails. Aucune place pour l'ambiguïté. Aucune place pour l'interprétation. Tu ne pourras pas apporter de précisions comme si tu étais en présence des personnes concernées.

Le travail à distance présente de nombreux avantages, mais la communication sans effort n'en fait pas partie

Un avantage supplémentaire est que tu puisses compléter ta communication par e-mail ou par SMS avec des interactions fréquentes en face à face et vocales à l'aide d'un Facetime, Skype ou autres types d'applications de discussion que tu utilises.

Les conférences vidéo et discussions au téléphone permettent de transmettre le ton de la voix et le langage corporel qui sont essentiels à l'efficacité de la communication et sont utilisés pour appuyer tes arguments les plus sérieux et approfondis.

Si tu n'as pas compris clairement un message, n’aies pas peur de clarifier régulièrement les exigences attendues afin que ton employeur et toi soyez sûrs que vous êtes sur la même longueur d’ondes.

Une indépendance plus frappante que Frodon

Quand on est freelance et qu'on travaille à distance, il n'est pas rare de passer la plupart de notre temps à travailler seul(e), ce qui n'est pas un problème pour un introverti comme moi qui aime sa seule compagnie (ou la compagnie de son drone droïde R2D2) . Mais la peur de la solitude peut rebuter les plus extraverti(e)s d'entre nous. Mais voici la bonne nouvelle : on peut voir autrement !

En fait, le télétravail te donne plus de temps et de flexibilité pour créer du lien social que ce que te permet le travail en entreprise. Tu peux (et devrais) saisir l'opportunité de :

  • Passer plus de temps avec ta famille et amis.
  • Travailler dans des lieux publics comme les cafés et les médiathèques.
  • Louer un espace de coworking pour travailler avec d'autres télétravailleurs (des freelancers sympas pour la plupart et tu pourrais apprendre 2 3 trucs)
  • Organiser des réunions en ligne ou par téléphone

Une flexibilité Legolas-like

Lorsque tu accomplis le travail demandé avec qualité et avant la date limite spécifiée, tu vas pouvoir identifier les heures où tu sais être le plus productif(ve). C'est ça la beauté d'être flexible.

Tu sais mieux que quiconque à quel moment tu réfléchis le mieux et travailles plus rapidement, alors encore une fois, profites-en de cette magie de la flexibilité.

Fais des pauses à la Sam Gamgie

Il est très important de faire des pauses pour booster ta productivité.

Combien de fois tu t'es assis à un bureau pour faire un travail demandé et pour te retrouver en train de travailler sans savoir pourquoi tu le fais et obtenir peu de résultats ?

Ce n'est peut être pas nécessairement une astuce spécifique aux télétravailleurs mais à domicile tu n'as aucune idée de quand t'arrêter pour manger ou pour te lever de ton bureau afin de revitaliser ta motivation et te préparer pour le prochain challenge à relever. Tu devrais planifier ces temps de pause également.

Des opportunités de travail flexibles peuvent profiter à tous: les employeurs, les employés et leurs familles

Célèbre ta journée comme une épopée dans la Terre du Milieu

Au début, il peut être difficile de survivre lorsqu'on envisage de travailler à distance.

Tu as dû apprendre l'autodiscipline, faire preuve de patience et abattre du travail avec acharnement et consistence. Félicite toi pour cette entreprise réussie.

Développe une attitude de gratitude et remercie tout ce qui a bien marché pour toi aujourd'hui. Note les différentes étapes de ta journée dans un carnet et les émotions par lesquelles tu es passé(e). Retiens que chaque pas en avant est un pas de plus vers le sommet de Amon Amarth.

photo par <a href="https://unsplash.com/@samferrara" target="_blank">Samuel Ferrara</a> sur <a href="https://unsplash.com" target="_blank">Unsplash</a>

photo par Samuel Ferrara sur Unsplash

Pour (enfin) finir...

Je reste persuadé que le télétravail, même 1 à 2 fois par semaine, permettrait à beaucoup de personnes de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le travail à distance ne signifie pas nécessairement une absence d’échanges entre les collaborateurs. Bien au contraire, aujourd’hui, on dispose d'outils pour communiquer avec nos collègues, solliciter leurs avis, leurs conseils ou leurs expertises tels que Slack ou Trello.

Si tu es arrivé(e) jusque là, wahouh, j'espère que tu peux vraiment te dire : "OK, je suis prêt(e) pour le télétravail!"

Dans l'affirmative, il ne te reste plus qu'à donner le meilleur de toi dans ces jours de confinement afin de convaincre ton employeur de ton efficacité lorsque tu travailles depuis chez toi. Et plus important, tu vas découvrir un autre monde possible.

Long live and Prosper !